POSTULATY – ODON 2024

Wnioski z Ogólnopolskiej Debaty o Notariacie (ODON)
Warszawa, 24-25.02.2024 roku
obejmujące następujące obszary:

I. WIZERUNEK
II. LEGISLACJA
III. CYFRYZACJA
IV. KONKURENCJA
V. TAKSA

I. WIZERUNEK

Postulaty ogólne:
1. poprawa i ochrona wizerunku notariuszy jako grupy zawodowej;
2. nawiązanie współpracy z innymi samorządami zawodów zaufania publicznego i podmiotami współpracującymi z nimi w ramach działalności notariuszy;
3. aktywny udział notariuszy w mediach;
4. jasne, czytelne i tożsame we wszystkich izbach zasady wizytacji;
5. wypracowania wspólnej linii orzecznictwa sądów dyscyplinarnych.

Postulaty szczegółowe:
Część A – KRN

1. ochrona tytułu zawodowego „notariusz” oraz umocowanie w ustawie ochrony prawnej dobrego imienia notariuszy
– wymogi formalne: zmiana ustawy Prawo o notariacie (przygotowanie projektu zmian legislacyjnych),
– cel: umocowanie w ustawie KRN do podjęcia kroków prawnych celem ochrony dobrego imienia notariuszy;

2. powołanie Komisji Wizerunku i Zespołu Reagowania Natychmiastowego przy Krajowej Radzie Notarialnej
– wymogi formalne: uchwała KRN,
– cel: reagowanie w jak najkrótszym czasie (maksymalnie 24h) na materiały pojawiające się w szeroko rozumianej przestrzeni publicznej nt. notariuszy; wypracowanie kontaktów w mediach tak, aby żaden materiał nie był publikowany bez komentarza ze strony środowiska notariuszy; wdrożenie procedur zarządzania kryzysowego w przypadku zdarzeń naruszających wizerunek notariatu,
– struktura: chętni notariusze oraz firma PR;

3. zmiana Kodeksu Etyki Zawodowej Notariusza
– wymogi formalne: uchwała KRN,
– cel: dostosowanie norm wyrażonych w kodeksie do wyzwań współczesności,
– wprowadzenie uregulowań w zakresie reklamy, działalności notariuszy w Internecie (strony internetowe, profile na portalach społecznościowych); jasne i czytelne regulacje odnośnie tablic informacyjnych,
– wprowadzenia konkretnych sankcji za poszczególne przewinienia dyscyplinarne, w tym kary pieniężne jako najniższa sankcja za czyny nieuczciwej konkurencji;

4. obowiązek publikacji Kodeksu Etyki Zawodowej Notariuszy na stronach internetowych kancelarii
– wymogi formalne: uchwała KRN,
– cel: informowanie klientów kancelarii o zasadach etyki obowiązujących notariuszy,
– dotyczy tylko notariuszy, którzy prowadzą strony internetowe kancelarii;

5. stworzenie bazy orzecznictwa sądów dyscyplinarnych oraz publikacja orzeczeń sądów dyscyplinarnych i Wyższego Sądu Dyscyplinarnego (po anonimizacji):
– wymogi formalne: uchwała KRN,
– cel: wypracowanie jednolitej linii orzeczniczej, transparentność,
– stworzenie na stronie internetowej KRN bazy wszystkich orzeczeń sądów dyscyplinarnych i Wyższego Sądu Dyscyplinarnego w profilu logowanym dostępnym dla wszystkich notariuszy i zastępców notarialnych, tworzenie bazy należy rozpocząć od orzeczeń zapadających aktualnie, a następnie dopiero tworzyć bazę orzeczeń zapadłych w latach poprzednich;

6. utworzenie Kodeksu Dobrych Praktyk Wizytacji
– wymogi formalne: uchwała KRN,
– cel: stworzenie jasnych i czytelnych zasad przeprowadzania wizytacji wraz z wytycznymi wskazującymi, jakie konsekwencje niesie za sobą wykrycie uchybień; jednolity dla wszystkich izb notarialnych;

7. zmiana katalogu kar dyscyplinarnych
– wymogi formalne: zmiana ustawy Prawo o notariacie (przygotowanie projektu zmian legislacyjnych),
– cel: wprowadzenie kary czasowego zakazu prowadzenia kancelarii;

8. kary pieniężne jako dochód izb notarialnych, a nie Skarbu Państwa
– wymogi formalne: zmiana ustawy Prawo o notariacie (przygotowanie projektu zmian legislacyjnych),
– cel: wzorem innych zawodów prawniczych kary pieniężne winny stanowić dochód samorządu (tutaj izb notarialnych), które organizują i finansują pracę sądów dyscyplinarnych;

9. prowadzenie tematycznego bloga notariatu
– wymogi formalne: uchwała KRN (jako projekt edukacyjny),
– cel: edukacja społeczeństwa w zakresie czynności dokonywanych przez notariuszy; promocja wizerunku notariuszy jako grupy zawodowej;
– ujednolicenie treści i ustalenie zasad prowadzenia bloga, tak aby stanowił on wiarygodne źródło informacji w zakresie czynności notarialnych, do którego można będzie odsyłać klientów,
– ujednolicenie treści zamieszczanych przez notariuszy na swoich stronach internetowych w ramach blogów, baz wiedzy itp. poprzez udostępnianie materiałów znajdujących się na blogu notarialnym,
– struktura: prowadzenie bloga rotacyjnie przez 11 izb i KRN (każdy podmiot przez jeden miesiąc w roku);

10. współpraca z firmą PR
– wymogi formalne: uchwała KRN,
– cel: promocja i edukacja oraz ochrona wizerunku w mediach, a także promocja notariuszy jako marki własnej;
– – zlecenie firmie PR prowadzenia profili w social mediach; przygotowywanie filmów edukacyjnych związanych z praktyczną stroną dokonywania czynności notarialnych w sposób przystępny dla młodego pokolenia (krótkich, dynamicznych, konkretnych);

11. uregulowanie kwestii zgód Rad Izb Notarialnych na uczestnictwo notariuszy w projektach społecznych i edukacyjnych
– wymogi formalne: uchwała KRN,
– cel: sprecyzowanie kryteriów, w których nie jest wymagane uzyskanie zgody RIN na prowadzenie działalności edukacyjnej i społecznej, nie będącej reklamą indywidualną; zlecenie RIN kontroli czynności podejmowanych bez uzyskania zgody;

12. rozwój programu Dni Otwarte Notariatu
– rozwój DON poprzez działania w mniejszych miejscowościach i gminach (decentralizacja),
– aktywne promowanie DON w szeroko pojętych mediach, w tym zwłaszcza w social mediach,
– unikanie nacisku na nieodpłatność konsultacji;

13. rozwój programu „Notariusz w szkole”
– aktywne promowanie programu wśród notariuszy i aktywne zachęcanie szkół do uczestnictwa w programie,
– utworzenie jednolitego programu wykładu i udostępnienie go notariuszom, aby schemat spotkań był jednakowy oraz aby notariusze biorący udział w tym projekcie nie przygotowywali samodzielnie programu zajęć ani innych materiałów (np. prezentacja);

14. program czytania najmłodszym dzieciom bajek w szkołach i przedszkolach
– wymogi formalne: uchwała KRN,
– cel: edukacja,
– powstanie programu, gdzie notariusze czytają najmłodszym dzieciom bajki w szkołach i przedszkolach, na wzór programu organizowanego przez samorząd adwokacki „Leśne sprawy Misia Adwokata”,
– bajki te wydaje KRN,
– – zlecenie organizacji programu RIN;

15. aktywna współpraca z innymi środowiskami
– działania faktyczne celem współpracy z innymi korporacjami prawniczymi, mediatorami, pośrednikami, izbami gospodarczymi, a także ubezpieczycielami i nadanie tej współpracy stałych form o charakterze cyklicznym,
– aktywne uczestniczenie w konferencjach dotyczących między innymi nieruchomości, gdzie samorząd notarialny będzie obejmował patronat nad wydarzeniami;

16. aktywna działalność charytatywna
– organizowanie corocznego balu charytatywnego wraz z aukcjami,
– informowanie mediów o podejmowanych działaniach w tym zakresie,
– aktywny udział w aukcjach charytatywnych;

17. Ogólnopolska Konferencja Notariuszy
– cel: edukacja, praca nad wizerunkiem oraz nawiązywanie kontaktów z innymi środowiskami,
– wydarzenie cykliczne i coroczne,
– uczestnictwo w wydarzeniu dostępne dla wszystkich zainteresowanych notariuszy, także w formie online;

18. umieszczenie na stronie internetowej KRN informacji, że notariusz jest prawnikiem i wysoko wyspecjalizowany profesjonalistą.

Część B – RIN

1. organizacja na poziomie izb notarialnych programów Dni Otwarte Notariatu i Notariusz w Szkole;
2. aktywna działalność charytatywna wykraczająca poza środowisko notarialne;
3. obowiązkowe szkolenia z zakresu Kodeksu Etyki Zawodowej Notariusza:
– organizowanie cyklicznie szkoleń, w których udział notariuszy będzie obowiązkowy (uchwała RIN),
– cel: edukacja w zakresie etyki zawodowej;
4. organizacja corocznie szkolenia w zakresie mediacji, negocjacji i rozmów z klientem oraz taksy notarialnej;
5. kontrola udziału notariuszy w projektach edukacyjnych i socjalnych
– możliwość kontroli notariuszy w zakresie ich udziału w projektach edukacyjnych i socjalnych w przypadkach nieuzyskania zgody RIN, pod kątem zakazu promocji własnej;
6. organizacja na poziomie izb realizacji programu czytania najmłodszym dzieciom bajek w szkołach i przedszkolach;
7. wspieranie edukacji o notariacie na poziomie studiów magisterskich i studiów doktoranckich;
8. aktywne animowanie i wspieranie działań kulturowych zmierzających do prezentowania pozytywnego wizerunku notariusza w kulturze;
9. przyznawanie osobom wpierającym notariat na forum publicznym nagród za działalność na rzecz bezpieczeństwa i pewności obrotu prawnego w kategoriach: nauka, działalność publiczna, edukacja, kultura. 

II. LEGISLACJA

Postulaty ogólne:
1. zwiększenie aktywności notariatu w szeroko pojętej legislacji (obecność środowiska notarialnego na każdym etapie legislacyjnym, a także na etapie prelegislacyjnym (koniec doktryny nieobecności), inicjującego działania służące środowisku, bez oczekiwania na inicjatywę ustawodawcy;

2. przygotowanie przestrzeni do zmian w przepisach poprzez:
a. wpływanie na świadomość i mentalność społeczeństwa, w tym samych notariuszy (wizerunek notariusza),
b. pozyskiwanie informacji od notariuszy, zastępców notarialnych i aplikantów o ich potrzebach oraz zaobserwowanych polach do zmian w przepisach (w tym wady w funkcjonowaniu przepisów w praktyce notarialnej), by stwarzać racjonalne i funkcjonalne przepisy,
c. odczytywanie zachodzących zmian społecznych i cywilizacyjnych (społeczeństwo cyfrowe), oczekiwań społeczeństwa, państwa oraz samych notariuszy, przy opiniowaniu procedowanych projektów aktów prawnych,
d. reagowanie na pozyskane informacje (niezależnie od formy ich pozyskania, w szczególności z wykorzystaniem nowoczesnych technik komunikacji),
e. tworzenie sojuszy z innymi samorządami prawniczymi celem wspólnego działania,
f. stworzenie platformy werbalizacji potrzeb i należytej komunikacji pomiędzy notariuszami a RIN, pomiędzy notariuszami a KRN oraz pomiędzy samymi notariuszami,
g. stworzenie przestrzeni do działania,
h. podejmowanie działań mających na celu uczestniczenie notariuszy od samego początku procesu legislacyjnego;

3. inicjowanie procesów legislacyjnych (uprzednie przygotowywanie projektów aktów prawnych, by móc je przedstawić we właściwym czasie organom decyzyjnym);

4. zbudowanie pozycji merytorycznego partnera do rozmów;

5. merytoryczne przygotowanie się do negocjacji;

6. zaprzestanie pozycji defensywnej (dostrzeganie i wykorzystywanie pojawiających się szans).

Postulaty szczegółowe:
Część A – KRN

1. zbudowanie pozycji merytorycznego partnera do rozmów (aby czynniki rządowe/parlamentarne w ogóle chciały pytać o opinię środowisko notarialne) poprzez działanie w oparciu o 3 zasady:

* OBECNOŚCI: uczestniczenie na różnym etapie prac legislacyjnych i opiniowanie także projektów, które nie dotyczą bezpośrednio środowiska notarialnego,

* OBIEKTYWIZMU: prowadzenie rzeczowych rozmów także na tematy niewygodne, zajmowanie w tych kwestiach stanowiska (proponowanie alternatywnego stanowiska lub odpowiednie argumentowanie),

* JEDNOMYŚLNOŚCI: jednomyślność i odrzucenie jakiejkolwiek konkurencyjności pomiędzy poszczególnymi ośrodkami opiniotwórczymi i inicjującymi procesy legislacyjne (Krajowa Rada Notarialna, Stowarzyszenie Notariuszy RP, Polski Instytut Notarialny oraz Fundacja na Rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego);

2. powołanie (tematycznych) zespołów legislacyjnych działających przy Krajowej Radzie Notarialnej, w tym analizujących na bieżąco przebieg trendów legislacyjnych (wprowadzanie rozwiązań funkcjonujących w innych krajach), zachęcanie do zaangażowania notariuszy w różnych pracach samorządu, w ramach zespołów Stowarzyszenia Notariuszy RP, w ramach prac Polskiego Instytutu Notarialnego oraz Fundacji na Rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego, inicjowanie rozwiązań prawnych sprzyjających notariatowi (nie mylić z inicjatywą ustawodawczą) – celem zespołu powinna być współpraca z Ministerstwami na poziomie merytorycznym, a nie politycznym;

3. powołanie stałego zespołu przy Krajowej Radzie Notarialnej zajmującego się prawem obcym (zaangażowanie notariuszy posiadających dużą wiedzę w tym zakresie);

4. merytoryczne przygotowanie się do negocjacji, np. podnoszenie w argumentach z decydentami kosztów zmian dla notariuszy oraz czasochłonności nowych obowiązków i żądanie czegoś w zamian;

5. korzystanie z powiązań naukowych: zabieganie, aby doktryna zauważała rolę notariuszy w procesie legislacyjnym (prośba o wsparcie do środowiska profesorskiego – publikacje);

6. wsparcie notariuszy, którzy chcieliby wykonywać funkcje publiczne (włączyć się w działalność parlamentarną); stworzenie formuły stałej współpracy z notariuszami, którzy są posłami; zachęcanie, a nie zniechęcanie do tego typu działalności; stworzenie dobrej atmosfery wobec obecności notariuszy w sferze publicznej;

7. likwidacja istniejącej aktualnie sytuacji w obrębie notariatu, w której notariusze nie rozumieją Krajowej Rady Notarialnej, a Krajowa Rada Notarialna nie rozumie notariuszy – stworzenie sprawnego systemu komunikacji, platformy wymiany myśli i informacji z uwzględnieniem aktualnych oczekiwań społecznych i przekroju wiekowego notariuszy, transparentność działań;

8. rozpoznanie mechanizmów rządzących ustrojem, w którym funkcjonujemy, celem skutecznego działania, a zatem konieczność uzyskania odpowiedzi na następujące pytania:

1) czy posiadamy analizy ekonometryczne, jakie są koszty obsługi obowiązków nałożonych na notariuszy po 2007 roku?

2) jak wysokie są szacowane koszty alternatywne obsługi tych obowiązków przez administracje publiczną? Jeżeli wykonywano powyższe analizy, to pytanie czy oraz jak ich rzetelność była następnie weryfikowana?

3) jaki jest skumulowany wskaźnik inflacji CPI oraz adekwatny, czyli w sektorze usług publicznych (wzrost kosztów działania sądów, urzędów itp.)?

4) jakie są skutki ekonomiczne (biorąc pod uwagę również ryzyka potencjalne) wzrostu ryzyka prowadzenia działalności przez notariuszy w wyniku zwiększenia obowiązków?

5) czy wiemy, jakie są warunki wykonywania zawodu notariusza w innych krajach UE?

6) czy zidentyfikowane zostały w sferze publicznej podmioty, których interesy mogą być zbieżne z interesami notariatu i podmioty, których interesy są z interesami notariatu sprzeczne? W jaki sposób te podmioty zostały rozpoznane? Kto dokonywał takich analiz?

7) czy przeanalizowano możliwość zaskarżenia (na przykład do Trybunału Konstytucyjnego) niekorzystnych dla notariuszy zmian legislacyjnych zwłaszcza w zakresie nakładania na notariuszy dodatkowych obowiązków wymagających znacznego nakłady pracy bez zabezpieczenia dochodów na sfinansowanie tego?

8) na czym polegają działania KRN związane z zachęcaniem notariuszy do angażowania się w działalność publiczną? Jak zdaniem KRN powinna wyglądać optymalna z punktu widzenia notariatu formuła takiej działalności?

9) jak wyglądają kontakty pomiędzy KRN, a notariuszami aktywnymi w sferze publicznej (np. posłami)? Gdzie i kiedy odbywają się spotkania, jakiego gremium, czy jest ono jakoś zinstytucjonalizowane?

10) czy KRN rozważa zmiany w Prawie o notariacie, a jeśli tak, to jakie są postulaty w zakresie zmiany tej ustawy?

11) czy rozważano zatrudnienie firmy zewnętrznej, która na podstawie zgromadzonych obszernych danych statystycznych opracowałaby dla notariuszy strategię działania, przydatną notariatowi jako całości i poszczególnym notariuszom (np. wyliczenie, ile kancelarii jest potrzebnych na danym terenie, od czego to zależy, zatrudnienie ilu pracowników jest najbardziej ekonomiczne, jak zmniejszać koszty działalności i zwiększać zyski itp.)?;

9. zaprzestanie pozycji defensywnej (dostrzeganie i wykorzystywanie pojawiających się szans): podejmowanie działań mających na celu przejęcie spraw dotąd rozpoznawanych przez sądy – przy udziale notariuszy;

10. konkretne propozycje zmian w przepisach zgłaszane przez samych notariuszy:
1) ustanowienie ochrony prawnej tytułu/pojęcia “notariusz”,

2) uregulowanie szczegółowiej statusu aplikanta notarialnego – z dopuszczeniem możliwości dokonywania czynności poświadczeniowych; rozwiązanie problemu aplikantów/aplikantek otrzymujących długoterminowe zwolnienia lekarskie w przypadku, gdy w toku aplikacji zapadają na poważne choroby, zachodzą w ciążę, pozostającą w ciążach zagrożonych, jak również aplikantów korzystających z urlopów rodzicielskich i wychowawczych; skorelowanie trybu odbywania aplikacji notarialnej z Kodeksem pracy – poprzez wzajemne odwołania w przepisach, aby nie były to jak dotąd dwa odrębne systemy wewnętrznie sprzeczne; zrewidowanie zakresu szkoleń aplikanckich (zbyt wiele godzin wykładowych, przestarzały model szkoleń, postawienie na zajęcia warsztatowe w mniejszych grupach – do 25 osób);

3) uregulowanie stanowiska zastępcy notarialnego poprzez:

– możliwość założenia przez niego działalności gospodarczej i wykonywania przez niego zawodu zastępcy notarialnego (zgodnie z obowiązującymi przepisami), który mógłby wykonywać również swój zawód w innej kancelarii notarialnej;

– nałożenia na niego obowiązku ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 1 §1 ustawy Prawo o notariacie (zmiana art. 19a ustawy Prawo o notariacie);

– możliwość wyznaczenia zastępcy także spośród zastępców z okręgu innej Izby Notarialnej, jeżeli wyznaczenie zastępcy z własnej Izby jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione;

– zlikwidowanie 10-letniego okres na otwarcie kancelarii od uzyskania uchwały o pozytywnym wyniku egzaminu notarialnego;

– umożliwienie notariuszom powrotu do funkcji zastępcy notarialnego;

4) wprowadzenie możliwości czasowego wzajemnego zastępowania się notariuszy czy też jednoczesnego działania notariuszy w jednej kancelarii (bez zawiązywania spółki) np. w sytuacji, gdy u notariusza jest nadmiar czynności, a drugi notariusz chętny do pomocy cierpi na nadmiar wolnego czasu, jak również możliwości zatrudnienia notariusza przez innego notariusza;

5) zniesienie ograniczenia, że zastępstwo przez notariuszy może być wykonywane jedynie w ramach obszaru jednej izby/apelacji;

6) poszerzenie katalogu dodatkowych zajęć odpłatnych, jakie mogą wykonywać notariusze o szeroko pojętą działalność edukacyjną, jak również o posiadanie udziałów w kapitałach zakładowych spółek prawa handlowego nieprzekraczających 10% (na wzór sędziów);

7) doprowadzenie do ustawowego przyznania wynagrodzenia notariuszom za czynności dokonywane w imieniu państwa – w szczególności pełnienie funkcji płatnika podatków;

8) wprowadzenie siatki kancelarii notarialnych (rozmieszczenie kancelarii z uwzględnieniem już istniejących kancelarii i zapotrzebowania lokalnego);

9) zmianę przepisów ustawy Prawo o notariacie w zakresie wieku przejścia na emeryturę ze względu na wiek (propozycja przesunięcia granicy wieku na 75 lat – na wniosek notariusza), a zatem zlikwidowanie przymusowego odejścia na emeryturę i zamknięcia Kancelarii w wieku 70 lat, jako dyskryminujące ze względu na wiek;

10) zmiana przepisów w zakresie określenia minimalnej liczby dni, w które czynna jest kancelaria notarialna (ze względu na różne sytuacje życiowe – choroba, zmiana sytuacji rodzinnej i brak możliwości wyznaczenia zastępcy np. w mniejszych ośrodkach);

11) zmiana przepisów w zakresie przewidzianej wprost możliwości składania, na życzenie klienta, wniosków o wpis w księdze wieczystej:

– w następstwie sporządzonych aktów poświadczenia dziedziczenia umożliwiającego szybkie ujawnienie w księdze wieczystej stanu prawnego zgodnego z rzeczywistością (w miejsce przepisu art. 36 ustawy o księgach wieczystych i hipotece przewidującego darmowy obowiązek składania przez notariuszy zawiadomienia do ksiąg wieczystych po sporządzeniu APD, pochłaniający dodatkowe koszty, czas, przy niskiej odpłatności za APD, generującego następnie dodatkową pracę sądu wieczystoksięgowego (wpis ostrzeżenia, wysyłka zawiadomienia), a zatem czas i opłaty za przesyłki, podczas gdy w tym czasie sąd mógłby dokonywać wpisów merytorycznych; wpisane ostrzeżenie pociąga za sobą kolejne czynności w postaci jego wykreślenia, dokonania kolejnego zawiadomienia i poniesienia kolejnych opłat za przesyłki); wielu klientów jest zainteresowanych takim rozwiązaniem,

– wniosków o wykreślenie hipotek lub służebności, celem przyspieszenia pracy w Sądach i zmniejszenia kosztów zbędnej pracy referendarzy, niewiążące się z dodatkowymi dużymi kosztami dla klienta, a argumentów „za” aby przekonać władze jest sporo;

12) określenie jednolitych standardów w zakresie oprawy aktów notarialnych (rodzaju dokumentów obowiązkowo przechowywanych wraz z oryginałem);

13) zmiana rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym poprzez wprowadzenie możliwości prowadzenia tych ksiąg w wersji elektronicznej.

Część B – RIN

1. powołanie grup roboczych przy RIN analizujących na bieżąco potrzeby, oczekiwania notariuszy, jak również efekty błędnie funkcjonujących przepisów prawa;

2. zachęcanie notariuszy do włączania się do działalności na rzecz samorządu poprzez informowanie ich o takich potrzebach ze strony organu samorządu notarialnego;

3. poprawa komunikacji na linii RIN – notariusze (wprowadzenie funkcjonującego gdzieniegdzie systemu poczty wewnętrznej, forum szybkiej wymiany informacji nt. różnych zjawisk);

4. zmiany w zakresie wyborów do organów samorządu notarialnego spośród osób przedstawiających program realny do działania w ramach kompetencji tych organów oraz przedstawienie kandydatur wraz z programem, nie później niż na 7 dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia Notariuszy;

5. prowadzenie szkoleń/warsztatów dla notariuszy w zakresie poprawy zdolności komunikacyjnych, ułatwiających ich angażowanie się w działalność na rzecz notariatu na różnych polach lub dofinansowanie takich szkoleń;

6. wspomaganie i popieranie organizacji cyklicznych spotkań międzyizbowych w ramach debaty czy konferencji podobnej do Ogólnopolskiej Debaty O Notariacie; 

III. CYFRYZACJA

Postulaty ogólne:

1. poprawa i usprawnienie pracy w kancelarii notarialnej;

2. nawiązanie współpracy z innymi organami publicznymi w celu usprawnienia i polepszenia działania pracy notariusza;

3. wytyczenie celu i wizji pracy na przyszłość w zmieniającej się cyfrowej rzeczywistości.

Postulaty szczegółowe:
Część A – KRN

1. pomoc notariuszom we wdrażaniu nowych rozwiązań cyfrowych poprzez szkolenia oraz umożliwienie konsultacji z fachowcami (ideałem by było, gdyby te konsultacje były finansowane przez KRN, bądź poszczególne RIN);

2. szerokie wsparcie dla powstania i rozwoju programu I-Rejent opracowywanego przez SNRP. Utworzenie tego oprogramowania jest możliwe jedynie przy współpracy całego samorządu. Umożliwienie przedstawiania i aktualizacji informacji o I-Rejent, przy wsparciu poszczególnych izb notarialnych;

3. utworzenie grup roboczych przy KRN i RIN – do konsultacji rozwiązań cyfryzacyjnych ze strony administracji państwowej, ale również do proponowania własnych rozwiązań i promowania wśród notariuszy nowych rozwiązań – pokazując istniejące możliwości, ale także okazując pomoc we wdrożeniu tych rozwiązań (patrz pkt 1);

4. przekazywanie do Rejestrów Notarialnych (i operatorów innych systemów) wniosków dot. usprawnienia działania systemów obsługi; współpraca z Woltersem i RejNetem dot. programów, a także sprawne ich wdrażanie; zmniejszenie czasochłonności pracy notariusza przy korzystaniu z nowych rozwiązań cyfrowych;

5. pogłębiona analiza możliwości cyfryzacyjnych notariatu, wypracowanie:
– e-wypisu lub
– e-aktu notarialnego.

6. utworzenie wewnętrznego systemu ostrzegania o potencjalnych (ale tu kluczowe – zweryfikowanych i wiarygodnych) zagrożeniach; w stylu „Po mieście jeździ klient ze starszą osobą i chce sprzedać mieszkanie, ale osoba starsza jest według mnie w stanie uniemożliwiającym podpisanie aktu. Dokonałem odmowy dokonania czynności”;

7. utworzenie nowego kanału sprawnej i wygodnej komunikacji KRN-Notariusze, do wykorzystania również na linii RIN-Notariusze;

8. nawiązanie relacji z urzędami (za dodatkowym wynagrodzeniem, w celu uzyskiwania dokumentów w formie cyfrowej na podstawie umowy zawartej z klientem).

Część B – RIN

1. strony internetowe RIN-ów powinny być dużo częściej aktualizowane – powinny być źródłem informacji dla notariuszy o nowościach legislacyjnych, ustrojowych czy zwyczajnie z życia samorządu; notariusz powinien mieć zapewniony łatwy dostęp do aktualnych informacji w tych sprawach;

2. na stronach internetowych (oczywiście po zalogowaniu się) powinny być zamieszczane najczęściej spotykane uchybienia podczas wizytacji – będzie to miał ogromną wartość dla ujednolicenia praktyki;

3. badanie przy okazji wizytacji obecności notariusza w Internecie.
 

IV. KONKURENCJA

Postulaty ogólne:

1. Stworzenie środowiska wspierającego się, nie walczącego ze sobą;

2. Stworzenie nowych mechanizmów chroniących przed niszczącą konkurencją;

3. Ustalenie korzystania z obecnych mechanizmów chroniących przed niszczącą konkurencją;

4. Docelowo dążenie do wyeliminowania nieuczciwej i niszczącej konkurencji.

Postulaty szczegółowe:
Część A – KRN

I. Zwalczanie nieuczciwej konkurencji między notariuszami.
1) Rozwiązania pośrednie (do momentu wprowadzenia regulacji systemowej):

a) katalog czynów nieuczciwej konkurencji wskazany w §26 KEZN jest katalogiem otwartym, usunięcie z niego pkt 2 nie oznacza, że nie może on być rozszerzony o prawidłowo sformułowany zakaz dumpingu w oparciu o analizę współczesnego rynku,

b) na ten moment w toczących się postępowaniach dyscyplinarnych bazujemy na: – §26 pkt 3 (stałym stosowaniu, w zależności od przewidywanych przyszłych korzyści własnych, niższych stawek wynagrodzenia w odniesieniu do klientów lepiej sytuowanych materialnie, a wyższych – w odniesieniu do klientów gorzej sytuowanych) i pkt 6 (zabieganiu o klienta kosztem merytorycznej jakości czynności i z przekroczeniem przez notariusza granic wypełniają w przeważającej mierze ww. znamiona,

c) art. 15. ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji: 1. Czynem nieuczciwej konkurencji jest utrudnianie innym przedsiębiorcom dostępu do rynku, w szczególności przez: 1) sprzedaż towarów lub usług poniżej kosztów ich wytworzenia lub świadczenia albo ich odprzedaż poniżej kosztów zakupu w celu eliminacji innych przedsiębiorców – wykazanie świadczenia usług poniżej kosztów jest wyliczalne,

d) prowadzenie indywidualnych postępowań przed UOKiK przez notariuszy;

2) Działalnie długofalowe:
a) doprowadzenie – np. w drodze skargi kasacyjnej w jednym z toczących się postępowań antydumpingowych (jeśli taka będzie konieczna) – do uznania za nieaktualne decyzje oraz orzeczenie SN (jest nieaktualne z uwagi na zmianę ustawy – nie wskazano jednak dotychczas nowych podstaw materialnoprawnych), które zapadły na kanwie Decyzji UOKiK (NR DDF-31/2002 Z 20.5.2002 r.) w sprawie uznania praktyki stosowanej przez KRN w Warszawie za praktykę ograniczającą konkurencję zawarcie porozumienia, polegającego na zamieszczeniu w KEZN, wprowadzonym w drodze uchwały Nr 19/97 KRN z dnia 12 grudnia 1997 r., postanowienia § 26 pkt 2 uznającego przyciąganie klientów poprzez proponowanie niższego wynagrodzenia za usługi notarialne za przejaw nieuczciwej konkurencji i szczególnie rażący jej przypadek i nakazuje zaniechanie tej praktyki. Główny powód – zmienił się stan faktyczny na rynku,

b) podjęcie próby definicji pojęcia etosu notariusza, wykonywanie czynności na stawkach maksymalnie zaniżanych jest sprzeczne z zasadami godności, honoru i uczciwości (wobec pozostałych uczestników rynku, ale też klientów, którzy otrzymują usługę na bardzo niskim poziomie),

c) powołanie przy KRN zespołu do opracowania zmiany KEZN, poprzez wprowadzenie zaktualizowanej treści regulacji antydumpingowej, zaproszenie do komisji ekspertów z zakresu konkurencji z innych zawodów,

d) kampanie wizerunkowe z użyciem profesjonalnych agencji medialnych – oduczenie klienta zasady, że tani notariusz, to dobry notariusz,

e) rozważenie zmiany mechanizmu obliczania składki na potrzeby samorządu notarialnego: od wysokości wynagrodzenia, które powinno być za daną czynność pobrane w maksymalnej wysokości, a nie od kwoty, która faktycznie została pobrana; takie rozwiązanie nie zabrania nikomu obniżania, z drugiej zaś strony jest czynnikiem zniechęcającym do obniżania taksy, a oprócz tego zapewnia budżetowi izb notarialnych wyższe dochody ze składek, które będą mogły być przeznaczone na szkolenia, cyfryzację czy działania marketingowe,

f) należy rozważyć sporządzenie bardzo szczegółowych (a zarazem zliberalizowanych wobec statusu quo) regulacji samorządowych dotyczących “reklamy” notariusza, korzystając przy tym z doświadczeń adwokatury i samorządu radców prawnych;

II. Działania systemowe wpływające na konkurencję w notariacie.
1) analiza programów nauczania aplikantów pod względem KEZN, szkolenia „notariusz w mediach”;

2) analiza i nowelizacja przepisów dot. reklamy, KEZN;

3) wypracowanie „dobrych praktyk” w zakresie relacji: notariusz – notariusz, notariusz -klient, notariusz – pośrednik w obrocie nieruchomościami;

4) powołanie zespołu notariuszy, wspartego na przykład przez firmę consultingową, która na podstawie zgromadzonych obszernych danych statystycznych opracowałaby dla notariatu strategię działania, która byłaby przydatna notariatowi jako całości i poszczególnym notariuszom np. wyliczyła ile kancelarii jest potrzebnych na danym terenie i od jakich czynników jest to zależne, jak również byłaby pomocna kancelariom już funkcjonującym w analizie ich modelu biznesowego, np. zatrudnienie ilu pracowników jest najbardziej ekonomiczne, jak zmniejszać koszty działalności i zwiększać rentowność dokonywanych czynności w zgodzie z przepisami prawa;

5) precyzyjne uregulowanie pozycji ustrojowej zastępcy notarialnego;

6) opracowanie wzoru wprowadzenia umowy o dokonanie czynności notarialnej, na podstawie której następuje wstępne zlecenie zajęcia się sprawą oraz powstaje obowiązek zapłaty za wykonaną pracę; umowa daje możliwość: sprawdzenia, kiedy umowa została zawarta, a kiedy wykonana, uzyskiwania dokumentów do umów, do pobrania wynagrodzenia za projekt i analizę prawną.

Część B – RIN
I. Zwalczanie nieuczciwej konkurencji między notariuszami

1) zlecanie lustracji kierunkowych;

2) sprawdzenie w trakcie wizytacji: liczby, czynności i czasu poświęconego na poszczególne czynności, weryfikacja stawek, jakości, liczby podpisanych dziennie aktów, weryfikacja czy notariusz posiada przeszkoloną kadrę – czy na pewno wykonuje wszystkie czynności administracyjne prawidłowo (GIIF, KAS itp.);

3) skargi indywidualne składane przez notariuszy – do momentu uporządkowania rynku – w przypadku braku reakcji ze strony RIN – notariusze poszkodowani przez dumping składają zawiadomienia do organów państwowych o zjawiskach powodujących zmniejszanie wpływu do budżetu Skarbu Państwa wskutek stosowania zaniżonych stawek, nie bez znaczenia jest fakt, że przyczynia się do tego grupa zawodowa odpowiadająca za naliczanie i pobieranie podatków;

4) rozważenie możliwości kontroli przestrzegania prawa pracy przez notariuszy stosujących mocno zaniżone stawki;

5) przeprowadzanie szkoleń z zakresu umiejętności negocjacji;

6) przeprowadzanie szkoleń z Kodeksu Etyki Zawodowej Notariusza;

7) stworzenie możliwości sygnalizowania złych praktyk do Rad Izb Notarialnych w sposób, który nie doprowadzałby do negatywnych emocji wewnątrz środowiska (instytucja sygnalistów), a także zobowiązanie do nieudostępniania danych osoby składającej skargę.
 

V. TAKSA NOTARIALNA

Postulaty szczegółowe:
Część A – KRN
1. powołanie stałego Zespołu Legislacyjnego, zajmującego się zarówno opiniowaniem projektów aktów prawnych jak i przygotowywaniem założeń do zmian przepisów istotnych dla środowiska notarialnego; w ramach tego zespołu należałoby stworzyć grupy robocze, zajmujące się poszczególnymi grupami zagadnień;

2. włączenie się KRN do zespołów roboczych, funkcjonujących przy instytucjach rządowych, w szczególności: zespół do spraw modelu wspieranego podejmowania decyzji czy zespół ekspertów rynku mieszkaniowego i kredytowego;

3. bardzo staranne, a zarazem szybkie (do czerwca 2024) przygotowanie podstaw do rozmów, dotyczących zmian w taksie notarialnej;

4. wypracowanie wielopłaszczyznowych podstaw merytorycznych do zmian w taksie notarialnej:

– zmiany o charakterze pilnym: stawki ryczałtowe, niezmieniane od 2003 roku;

– zmiany o charakterze systemowym nie wymagające zmiany ustawy Prawo o notariacie: zastąpienie maksymalnej stawki taksy notarialnej określanej kwotowo stawką indeksowaną wysokością przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku (jak w art. 5 Pr. Not), doprowadzenie do zgodności rozporządzenia z delegacją ustawową w ten sposób, by taksa notarialna powiązana była z: wartością przedmiotu czynności, nakładem pracy, czasem pracy i poziomem skomplikowania czynności, a także zasadą dostępności;

– zmiany o charakterze systemowym powiązane ze zmianą ustawy Prawo o notariacie: w szczególności powiązanie wysokości taksy notarialnej z zakresem odpowiedzialności notariusza za dokonywane czynności;

5. wypracowanie podstaw merytorycznych do zmian w systemie wynagradzania notariuszy, uwzględniających inne źródła wynagrodzenia notariusza niż objęte rozporządzeniem o maksymalnych stawkach taksy notarialnej;

6. opracowanie strategii działania na rzecz interesów notariatu;

7. przystąpienie KRN do organizacji posiadającej reprezentację w Radzie Dialogu Społecznego;

8. opracowanie transparentnego sytemu zasad wspierania przez KRN aktywności publicznej notariuszy;

9. ustalenie stałej formuły kontaktu KRN z notariuszami pełniącymi funkcje publiczne;

10. identyfikacja środowisk biorących udział w dyskusjach lub procedurach mających wpływ na funkcjonowanie notariatu i podjęcie z nimi adekwatnie od rodzaju relacji dyskusji lub negocjacji.

Część B – RIN
1. podjęcie przez RIN uchwał zezwalających notariuszom na prowadzenie działalności gospodarczej, polegającej na odpłatnym udzielaniu informacji oraz sporządzaniu analiz stanu prawnego nieruchomości – nie stanowiących doradztwa w interesach w rozumieniu art. 19 § 2 prawa o notariacie; w ramach PKD 69.10.Z “doradztwo prawne i ogólne konsultacje, przygotowywanie dokumentów prawnych”;

2. systemowa działalność szkoleniowa prowadzona wśród notariuszy i zastępców notarialnych, jej początkiem powinno być zorganizowanie w każdej izbie jeszcze w pierwszym półroczu 2024 roku:

A. warsztatów z zakresu negocjacji – uwzględniających specyfikę notariatu;
B. szkolenia z zakresu taksy notarialnej;

3. w ramach szkolenia aplikantów: uwzględnienie zagadnień związanych z taksą notarialną w tematyce prowadzonych zajęć;

4. praktyka wizytacyjna: zwrócenie uwagi na wysokość pobieranego wynagrodzenia przez notariuszy w przypadkach, gdy w znaczący sposób odbiega ono od stawek przyjętych w rozporządzeniu;

5. zapraszanie posłów (zwłaszcza tych zasiadających w interesujących środowisko notarialne komisjach lub wypowiadających się na temat spraw dotyczących notariatu) oraz (w miarę możliwości) przedstawicieli rządu na konferencje szkoleniowe notariuszy;

6. opracowanie transparentnego sytemu zasad wspierania przez RIN aktywności publicznej notariuszy – członków danej izby.